Financiën voor zzp’ers
Veel zzp’ers en ondernemers geven financiën, boekhouding en verzekeringen een lage prioriteit. Begrijpelijk, maar niet slim. Want, als je het eenmaal goed geregeld hebt voor jezelf, dan heb je er juist veel plezier van. Als ondernemerscoach krijg ik uiteraard heel veel vragen over dit onderwerp, daarom wordt het tijd voor een blog over financiën en administratie. Hieronder neem ik je mee in de keuzes en mogelijkheden waar ik zelf mee te maken kreeg.
Halverwege 2017 heb ik besloten om mijn eigen financiën en daarmee ook mijn boekhouding rigoureus om te gooien. Waarom? Ik vond het te complex, onoverzichtelijk, tijdrovend en duur. Ik had geen overzicht en geen inzicht en dat heb je als ondernemer echt nodig. Mijn plan was dan ook om in 2018 mijn financiële huishouding te reorganiseren. Ik behandel meerdere onderwerpen en ieder onderdeel sluit ik af met een tip. Ook lees je of het slim was om alles in 1x te veranderen… Hopelijk heb je er wat aan. Ik werk deze blog regelmatig bij.
Tot slot schrijf ik ook nog iets over een arbeidsongeschiktheid en pensioen.
Mijn doelen voor 2018:
- een nieuwe bankrekening (en stoppen met de oude)
- nieuwe verzekeringen (en stoppen met de oude)
- een nieuw boekhoudprogramma (en stoppen met de oude)
- een nieuwe boekhouder (en stoppen met de oude)
Uitgangspunten financiële huishouding
Bij het inrichten van mijn financiële huishouding waren de volgende uitgangspunten voor mij belangrijk, ik wil:
- Actueel inzicht, ik wil weten hoe ik er NU voor sta.
- Maximale controle, zelf aan de knoppen zitten, dus het moet ook gebruikersvriendelijk (liefst dummy proof) zijn.
- Flexibiliteit, dus instellingen en abonnementen moeten eenvoudig kunnen veranderen.
- Nergens aan vast zitten (elk moment kunnen opzeggen).
- Zoveel mogelijk kunnen automatiseren.
- Een goede website en app.
- Competente leveranciers, werken met partijen die hun naam hebben waargemaakt.
- Een boekhouder die hierin mee wil en kan gaan.
Zakelijke bankrekening kiezen
Hier begon het eigenlijk mee. Ik had namelijk én een zakelijke bankrekening bij Rabobank én een zakelijke bankrekening bij Triodos. De rekening van de Rabobank was destijds een verplichting van Interpolis, waar ik mijn verzekeringen had lopen. Ik deed verder niks met die rekening, dus dat was zonde van het geld. De rekening van Triodos had ik omdat ik er ook privé bankierde.
Ik wilde af van de situatie waarin ik 2 zakelijke rekeningen had, in verband met de kosten en het gebrek aan overzicht. Ook wilde ik een bankrekening met zoveel mogelijk opties en instellingen. Triodos liep achter op de ontwikkelingen en was relatief duur (net als de Rabobank overigens). Zo kwam ik uit bij KNAB: betaalbaar, flexibel en veel opties. Zo wilde ik bijvoorbeeld BTW kunnen reserveren, melding krijgen bij betalingen, kosteloos rekeningen aanmaken (en deze ook een naam kunnen geven). Wat ik ook heel belangrijk vond was de mogelijkheid om een directe koppeling te hebben tussen bank en boekhoudpakket. Ik hoef nu geen mutaties meer te importeren, heerlijk! Scheelt een hoop tijd, frustratie en geld.
Dus dit betekende: Triodos en Rabobank opzeggen en KNAB aanvragen. Gelukkig bestaat er zoiets als een overstapservice, al heb ik deze te laat aangevraagd bij KNAB. Dat is een belangrijke tip bij dit onderdeel. Activeer bij KNAB zo snel mogelijk de overstapservice. Zij zorgen er dan voor dat de incassotrajecten van de leveranciers worden aangepast. Dit gaat foutloos. Wees niet bang om over te stappen, het plezier weegt absoluut op tegen de moeite. Het is vlekkeloos gegaan.
Tip
Het is raadzaam om BTW zo snel mogelijk apart weg te zetten (het is namelijk niet van jou, maar van de belastingdienst), ook is het slim om bijv. 10% van je omzet meteen weg te zetten als een soort buffer/spaarpot.
Boekhoudpakket kiezen
Een boekhoudpakket moet zoveel mogelijk uit handen nemen en dummy proof zijn. De meeste zzp’ers hebben een kleine, eenvoudige administratie en kunnen dus prima af met een klein, online boekhoudpakket. Een boekhoudpakket moet je inzicht geven, niet na een kwartaal, maar NU. Je moet ieder moment kunnen zien hoe je er voor staat. Zaken die je snel wilt kunnen zien, zijn:
- omzet (tot nu toe of per maand/kwartaal)
- kosten (tot nu toe of per maand/kwartaal)
- winst (omzet minus kosten)
- liquiditeit (wat komt er maandelijks binnen en gaat er uit, inkomsten en uitgaven)
- banksaldo (heb je nog voldoende geld)
- debiteuren (hoeveel geld krijg je nog van klanten)
- btw-positie (hoeveel BTW moet je aan het einde van het kwartaal afdragen)
Om actuele cijfers te kunnen zien, heb je een bankkoppeling nodig die de banktransacties real time importeert (dat wil je liever niet handmatig doen, want dat kost tijd).
De pakketten
In 2017 werkte ik al met Moneybird en op zich was ik wel redelijk tevreden. In Moneybird kon ik de actuele cijfers vinden. Echter, ik merkte dat Moneybird in eerste instantie een factureringspakket is en in tweede instantie een boekhoudpakket (hoewel niet iedereen dit zo zal ervaren). Sommige zaken vond ik niet handig georganiseerd en tot slot vond ik ze te duur (ten opzichte van andere aanbieders). Al moet ik wel zeggen dat ze bijvoorbeeld ook een goede klantenservice hebben. Ik vind Moneybird dus een goed alternatief, maar ik wilde uitproberen of Informer een beter alternatief zou kunnen zijn. Uiteindelijk heb ik daar dus voor gekozen. Na 2 jaar kan ik concluderen dat het allebei fijne en goede pakketten zijn.
Uiteraard heb ik naar diverse aanbieders gekeken. Een alternatief wat ik nog zou willen noemen, is Jortt. Zij hebben een mooi aanbod en timmeren goed aan de weg. Datzelfde geldt voor e-boekhouden, ze hebben ook nog eens een mooi aanbod voor startende ondernemers.
Waar ik ook serieus heb overwogen, is Tellow van Rabobank. Zij werken (nog) niet met vaste abonnementen, waardoor je niet precies weet wat de kosten zijn. Daar hou ik niet van, ik wil weten waar ik aan toe ben. Wanneer Rabobank sowieso jouw huisbankier is, dan is het toch wel het overwegen waard, want het sluit goed aan. Tellow importeert automatisch de banktransacties, dat scheelt tijd en geeft actueel inzicht.
Tot slot heb ik ook gekeken naar MoneyMonk, ook dat zag er goed uit. Vergelijkbaar met Informer. Uiteindelijk heb ik gekozen voor Informer, maar dat had net zo goed MoneyMonk kunnen zijn.
Ter overweging: wat ik verder nog belangrijk heb gevonden, is de mogelijkheid om op te schalen. Zowel in aantal administraties als ook in de complexiteit (bijv. voor BV). Een aantal pakketten is daar (nog) niet op berekend, bij Informer en MoneyMonk in ieder geval wel.
Alle pakketten zitten met de bedragen tussen de €15 en €50. Meestal hebben ze ook een gratis variant om mee te beginnen.
Tip
Kies een pakket wat zoveel mogelijk boekingen en transacties kan automatiseren, dat scheelt een hoop tijd, frustratie en geld. Wanneer je dat handmatig moet doen, dan kost dat tijd en is de kans op fouten groter. Steeds meer pakketten bieden deze optie. Van boekhouden in Excel ben ik geen fan, dat kan misschien het eerste jaar of bij een lage omzet, maar het liefst zo snel mogelijk over naar een pakket. Mijn mening is dat je jezelf als ondernemer serieus moet nemen door hier in te investeren, zodat je minder tijd kwijt bent, minder foutgevoelig bent, sneller naar je cijfers gaat kijken en beter weet hoe je er voor staat. Met name dat laatste past bij een goede ondernemer.
Zakelijke verzekeringen
Privé verzekeringen dekken geen zaken die te maken hebben met jouw bedrijf, dus die moet je apart afsluiten.
Interpolis verplichtte mij destijds om een bankrekening af te sluiten bij de Rabobank, daar hou ik niet van en daardoor stonden ze bij mij meteen al op achterstand. Dit betekende namelijk extra kosten en het geheel werd minder overzichtelijk (met twee zakelijke bankrekeningen, identifiers, etc.).
Zoals gezegd wilde ik van de bankrekening af (en vond ik Tellow als boekhoudprogramma van de Rabobank niet interessant genoeg) en moest daarom dus ook afscheid nemen van Interpolis. Over Interpolis was ik op zich wel tevreden. Ik heb er gelukkig geen gebruik van hoeven te maken.
Mijn zoektocht bracht me vervolgens bij Centraal Beheer die een vergelijkbaar aanbod heeft. Ik wilde vooral een partij die zich specifiek ook richt op de zzp’er. Daarom vielen de meeste partijen af. Centraal Beheer bleef over. Wat me opviel was dat ze zeer benaderbaar zijn en snel reageren. Tot nu toe erg prettig. Al weet je pas wat je aan verzekeraar hebt wanneer je een claim indient. Interpolis heeft op dat vlak een goede naam, van Centraal Beheer wist ik minder, maar dat ga ik ontdekken.
Tip
Sluit minimaal een aansprakelijkheidsverzekering (verplicht) en eventueel ook rechtsbijstandverzekering af. Beroepsaansprakelijkheid is slechts voor bepaalde doelgroepen met specifieke risico’s van toepassing, vaak kun je die dan ook bij belangenverenigingen afsluiten. Een rechtsbijstand sluit je af wanneer er een risico bestaat dat klanten een rechtszaak tegen je beginnen. Verzekeraars kunnen je vaak adviseren over een rechtsbijstand of beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Bij iedere verzekering moet je jezelf de vraag stellen of je het risico kunt dragen. Is dat niet het geval, sluit dan een verzekering af.
Boekhouder
Het is sowieso slim om een boekhouder in de arm te nemen. Met een boekhouder kun je afspreken wat hij doet en wat jij zelf kunt doen. Hoe meer jij doet, des te lager de kosten, maar ook des te beter jouw financiële inzicht. Van de andere kant: jij bent geen boekhouder, dus schoenmaker blijf bij je leest. De tijd die jij in je boekhouding stopt, kun je niet besteden aan nieuwe klanten binnen halen. Dat was voor mij overigens de reden om te kiezen voor een goed online boekhoudpakket, want daardoor bespaar je tijd en je behoudt inzicht en controle.
Over mijn boekhouder Blokland & Duin was ik op zich tevreden, ik had een contactpersoon waar ik blij mee was. Toch vond ik dat het tijd werd om naar een andere boekhouder te gaan. Dat werd HOKA administraties in Nijmegen. Ik had twee redenen om over te stappen. De eerste reden was dat ik bij dezelfde boekhouder wilde zitten als mijn partner, dat maakt het geheel wat eenvoudiger (en dus goedkoper). Ook wilde ik een boekhouder die wat beter bij mijn bedrijfsomvang past. Blokland & Duin is een vrij groot kantoor met dito klanten. Ik vind een kleiner bureau beter bij mij passen omdat ze meer klanten zoals ik hebben. Ik hoop dat dit tot een (nog) betere dienstverlening leidt.
Tip
Kies een boekhouder die met een online boekhoudpakket wil werken en die meerdere klanten heeft zoals jij. Met een online pakket krijgt de boekhouder een iets andere rol, hij wordt namelijk meer adviseur (hij kan namelijk op afstand meekijken). Niet iedere boekhouder wil daar overigens aan mee werken, dus vraag daar specifiek naar. Je kunt overal afspraken over maken.
Conclusie
Was het slim om alles in 1x om te gooien? Ja, en nee.
Ja, ik ben wel tevreden over al mijn keuzes en om het allemaal tegelijk te doen. Er zal vast nog wel iets misgaan, maar daar maak ik me geen zorgen over. Ik heb kosten bespaard, een beter gevoel over het proces en op termijn ga ik ook tijd besparen.
Nee, ik heb me stiekem toch wel vergist in de hoeveelheid werk wat daarin ging zitten. Ik wilde de eerste week van het jaar vrij hebben, maar dat is me niet gelukt. Niet alleen ging ik nieuwe processen opstarten, ik moest ook zaken stopzetten. Dat vroeg toch nog wel wat nadenkwerk, want ik wilde uiteraard niks kwijtraken.
Tip
Laat de angst en de hoeveelheid werk je niet tegen houden om over te stappen. Wanneer je het op dezelfde manier doet als ik, heb je maximale controle en minimale kosten. Mocht het niet goed uitpakken, dan kan ik altijd nog terug naar de oude leveranciers, want daar was ik best tevreden over.
Bonustip: pensioen en vangnet voor zzp’ers
Pensioen
Op het moment van schrijven, is er nog geen duidelijkheid over een verplicht pensioen, oftewel op dit moment kun je zelf bepalen of je iets regelt. Wanneer je nog niet over jouw pensioen hebt nagedacht, kijk dan eens bij Bright Pensioen, speciaal voor zzp’ers. Geen verplichtingen, maximale service en flexibiliteit. Een goede manier om geld opzij te zetten voor later. Je betaalt wat je kunt missen, dus je zit nergens aan vast.
De AOW alleen is waarschijnlijk niet voldoende om fatsoenlijk van te leven, dus je hebt extra bronnen nodig. Mogelijk heb je in loondienst al wat opgebouwd, maar is dat voldoende? Heb je een koophuis of huurhuis? Een koophuis kun je later verkopen. Kortom, het kan zinvol zijn om iets opzij te zetten. Bright Pensioen heeft goed nagedacht over het aanbod en de mogelijkheden.
Ziekte & arbeidsongeschiktheid
Uit onderzoek blijkt dat de meeste ondernemers niks hebben geregeld voor als ze ziek worden of arbeidsongeschikt raken. Ik begrijp dat, maar toch is het in sommige gevallen echt niet slim. Zeker als je kostwinner bent, is het verstandig om je risico (deels) af te dekken. Een manier om dit risico af te dekken, is een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV). Een AOV heeft 3 nadelen: het is vrij prijzig, ze sluiten je uit bij een medisch verleden en je bent de ingelegde premie altijd kwijt. Mocht je op zoek willen gaan naar alternatieven, dan zou je ook het volgende kunnen overwegen:
- Een Broodfonds, dit is géén AOV, maar biedt wel voor max 2 jaar een vangnet bij ziekte. Een broodfonds gaat uit van vertrouwen en gelijkheid. Het is tevens een netwerk wat meerdere malen per jaar bij elkaar komt. Een groot voordeel is dat het ingelegde geld van jou blijft (in tegenstelling tot AOV). Deelname kan vanaf 1 jaar actief ondernemerschap. Uitkering start na 2 weken ziekte.
- Een ander alternatief is Sharepeople, ook dit is geen volwaardige AOV. Het is een alternatief voor het Broodfonds. Ook hier krijg je een vangnet voor 2 jaar, maar je hebt geen bijeenkomsten en hebt iets meer vrijheid met ingelegde geld. Uitkering start na 2 maanden ziekte. Sharepeople is verbonden met Bright Pensioen en bieden over en weer gunstige voorwaarden als je je aansluit bij beiden.
Let op, het Broodfonds en Sharepeople zijn geen vervangers voor een AOV, maar ze bieden wel een vergoeding bij ziekte. De uitkering duurt echter maximaal 2 jaar per aandoening. Een oplossing is dat je een AOV combineert met een van beide vangnetten. Door de wachttijd van de AOV te verhogen (naar bijvoorbeeld een jaar) kan de premie aanzienlijk naar beneden gaan. Het eerste jaar ontvang je dan vergoeding vanuit het Broodfonds of Sharepeople, daarna vult de AOV aan. Kwestie van rekenen, dus vraag vooral ook offertes aan voor een AOV. Als ondernemerscoach hoor ik goede verhalen over Interpolis en Amersfoortse. Goedkoop is meestal duurkoop in dit soort gevallen.
Belangrijke en prijsbepalende factoren waarover je moet nadenken bij een AOV:
- Op welk moment moet de AOV uitkeren? Hoe eerder, des te hoger de premie.
- Welk bedrag moet er uitgekeerd worden? Hoe hoger des te meer premie.
- In welke situatie moet de AOV uitkeren? Zo kan het zijn dat je misschien nog wel ander werk kunt doen. Wil je alleen maar specifiek werk doen (geen vervangend werk), dan wordt de premie ook hoger.
Tot slot
Ik pretendeer niet het volledige beeld te hebben. Ook ben ik geen boekhouder of financieel adviseur. Het is dan ook zeker raadzaam om met een financieel planner in gesprek te gaan, dat heb ik ook gedaan.
Dit artikel sluit ook aan op andere blogs: